PRIVACY PORICY

GMOヘルスケア株式会社（以下「当社」といいます。）は、病院・診療所向け情報システムを提供する企業として、個人情報保護の重要性を認識し、「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、個人情報及び個人番号（以下「個人情報等」といいます。）の取得と利用、適切な保護、及び苦情等を受けた場合の対応について、次の通り、このプライバシーポリシーを定め、透明性の高い企業活動、個人情報等の精確かつ誠実な取扱い及び個人情報等の保護に取り組んでまいります。

1. 法令等の遵守

当社は、個人情報の保護に関する関係諸法令、個人情報保護委員会のガイドライン、及びこのプライバシーポリシーを遵守します。

2. 個人情報等の取得・利用

当社は、利用目的の達成に必要最小限度の個人情報等を、適正かつ公正な手段によって取得し、また利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に利用します。

3. 個人情報等の利用目的

当社は、取得した個人情報を次の目的で利用いたします。

• (1)当社の商品・サービスを提供するため
• (2)当社の商品・サービスのご案内のため
• (3)お客様の本人確認をするため
• (4)お客様からのお問合せに対応するため
• (5)お客様との取引に関する連絡を行うため
• (6)お客様との取引に関する事務手続を行うため
• (7)当社が提供する商品・サービス、広告に関する分析・調査のため
• (8)取得したお客様の属性情報、契約情報、商品・サービスの利用情報等を分析することによって、当社が提供する商品・サービスの改善、広告・マーケティングの効果促進、新規商品・サービスの開発等に係る検討及び研究を行うため
• (9)当社サービスの不正利用防止のため
• (10)提携企業が提供するサービスをご利用いただく目的で、当該提携企業への個人情報の第三者提供を行うため
• (11) 人事・労務管理の業務を行うため
• (12)行政機関及び加入機関等に対する報告のため
• (13)他の事業者等から業務を受託した場合に、当該業務を適切に処理するため
• (14) 会社法等の法令が定める権利の行使及び義務の履行のため
• (15) 上記に付随する業務のため
• (16) その他任意に本人の同意を得た利用目的のため

当社は、取得した個人番号を次の目的で利用いたします。

• (1) 雇用保険届出事務
• (2) 健康保険・厚生年金保険届出事務
• (3) 国民年金第３号被保険者届出事務
• (4) 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
• (5) 住民税に関する届出事務
• (6) 支払調書の作成・提出事務

4. 要配慮個人情報の取扱い

当社は、人種、信条、社会的身分、病歴又は犯罪の経歴、心身の機能の障害、健康診断等の結果、診療・調剤その他の要配慮個人情報は、法令等に根拠がある場合を除き、あらかじめご本人の同意なく、取得又は第三者提供いたしません。

5. 個人関連情報の取得

当社は、第三者から個人関連情報の提供を受け、当社が保有する個人データと紐付けることによって、ご本人が識別される個人データとして取得する場合は、あらかじめご本人から同意を取得するとともに、上記「３．個人情報の利用目的」に掲げる利用目的の範囲内で利用いたします。

6. 安全管理措置

当社は、個人情報等を正確かつ最新の内容となるよう努めます。また、個人情報等の漏えい等を防止するため、次のとおり、必要かつ適切な安全管理措置を実施するとともに、役職員、及び委託先の適切な監督を行ってまいります。

• (1) プライバシーポリシーの策定
  ・個人情報の適正な取扱いの確保のため、このプライバシーポリシーを策定しております。
• (2) 個人情報等の取扱いに係る規律の整備
  ・個人データの基本的な取扱方法を社内規程に定めております。
• (3) 組織的安全管理措置
  ・個人情報保護に係る責任者を設置しております。
  ・万が一、漏えい等事案が発生したときに備え、漏えい等事案に関する責任者を定め、事実関係の調査、原因の究明、再発防止策等の策定、個人情報保護委員会等への報告、ご本人への通知を行う手順を策定しております。
• (4) 人的安全管理措置
  ・従業者の入社時に個人情報の秘密保持に関する誓約書の提出を求めております。
  ・個人情報の取扱いに関する事項について、従業者に定期的に研修等を実施しております。
• (5) 物理的安全管理措置
  ・個人情報を含む媒体の盗難等を防止するために適切な管理を行っております。
• (6) 技術的安全管理措置
  ・個人情報の取扱範囲を限定するために適切なアクセス制御を行っております。
  ・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等を防止するための適切な措置を講じております。
• (7) 外的環境の把握
  ・弊社では個人情報等の一部についてクラウドサービスを利用して保管しております。当該クラウドサービスのデータセンター所在地は、アメリカ、チリ、アイルランド、オランダ、デンマーク、フィンランド、ベルギー、シンガポール、台湾にあります。弊社は、当該クラウドサービスの利用契約を確認の上、これらの国・地域における個人情報保護法制を把握するよう努めております。

7. 第三者提供の制限

当社は、法令・諸規則に基づく場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、第三者に開示、提供することはありません。
但し、業務委託先についてはこの第三者提供に該当するものではなく、当社は当該業務委託先がこのプライバシーポリシーに従い個人情報等を管理するよう、管理、監督をするものとします。

8. 継続的改善

当社は、個人情報等の適切な取扱いを図るため、プライバシーポシリーの適宜見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。

9. 開示等のご請求手続き

当社は、保有個人データ等に関して、開示等の請求等（利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等、第三者への提供の停止）のお申し出があった場合には、ご本人であることを確認させていただき、適切かつ迅速な回答に努めてまいります。なお、個人番号の保有の有無について開示のお申し出があった場合には、個人番号の保有の有無について回答いたします。

具体的な手続き方法は次の通りです。

• （1）開示請求
  弊社が有する保有個人データのご本人は、当該保有個人データについて、次の請求を行うことができます。
  ・利用目的の通知
  ・開示
  ・訂正等
  ・利用停止等
  ・第三者への提供の停止
• （2）請求方法
  下記10.の連絡先にお申し出ください。
• （3）本人確認の方法
  弊社所定の方法により、ご本人であることを確認させていただきます。
• （4）開示手数料
  1,100円(税込)
  ただし、実費が上記金額を超過する場合、または請求内容が通常と異なり、調査や回答に一定の時間や作業を要する場合は、別に実費と手数料に相当する額をお支払いいただきます。
• （5）回答方法ご本人様又は代理人によるご請求いずれの場合も、次のいずれかの方法により回答いたします。
  1 回答内容に関する電磁的記録を、弊社に登録された電子メールアドレス宛の電子メールに添付して送信する方法
  2 ご本人様のご登録住所宛に回答内容を記載した書面を郵送する方法

※手数料は、銀行振込等により徴収します。
※代理人による請求の場合、本人の請求があること、代理人が代理権限を有することを確認するため、「個人情報の開示等請求書」「委任状」及び「委任状に押印した印に係る印鑑登録証明書」をご提出いただきます。
※代理人を通じて開示請求を行った場合、原則としてご本人に対して回答させていただきます。
※利用停止等の請求は、弊社がご本人の個人情報を利用目的外に利用している場合、及び不正に取得した場合、違法又は不当な行為を助長し又は誘発するおそれがある方法で利用した場合、保有個人データを弊社が利用する必要がなくなった場合、保有個人データの漏えい等が生じた場合、その他、保有個人データの取扱いによりご本人の権利利益が害されるおそれがある場合に行うことができます。また、第三者提供の停止は、弊社がご本人の個人情報をご本人の同意を得ることなく第三者に提供している場合、ご本人の同意なく外国にある第三者に提供した場合、保有個人データを弊社が利用する必要がなくなった場合、保有個人データの漏えい等が生じた場合、その他保有個人データの取扱いによりご本人の権利利益が害されるおそれがある場合に行うことができます。ご請求に応じられない場合があることを、あらかじめご了承ください。

10. お問い合わせ等

当社は、個人情報等に関するお問い合わせ及び苦情に対し迅速かつ誠実な対応に努めてまいります。お問い合わせ等は次の連絡先までお申し出ください。なお、サービス向上等のため、通話内容を録音させていただく場合がありますので、あらかじめご了承ください。